Принципы эффективного бюджетирования
Эпиграф: Эффективность бизнеса — в следовании принципам бюджетирования
Принципы эффективного бюджетирования базируются на здравом смысле и довольно просты.
1. Принцип непрерывности («скольжения») бюджета
Используя Принцип непрерывности («скольжения») бюджета и, Компания:
— регулярно может учитывать внешние изменения (инфляцию, спрос на продукцию, ситуацию на рынке и т.д.), изменения своих целей, а также своевременно корректировать планы в зависимости от уже достигнутых результатов. В итоге прогнозы доходов и расходов становятся более точными, чем при статичном бюджетировании. При регулярном планировании работники структурных подразделений Компании привыкают к предъявляемым требованиям и соотносят свои повседневные действия со стратегическими целями Компании;
— не снижает горизонт планирования;
— осуществляет бюджетирование на постоянной основе.
2. Утвердили — исполнять!
Утвержденные бюджеты должны исполняться — это одно из основных правил. В противном случае вся идея планирования и достижения поставленных целей превращается в профанацию. За неисполнение целесообразно наказывать, для исполнения – мотивировать.
3. От индикативного планирования к директивному
Составление, исполнение бюджетов, а также периодичность их пересмотров необходимо прописать в соответствующем регламенте. Для этого все планы целесообразно разделить на две категории: предварительные (индикативные) и обязательные (директивные).
Процесс перехода плана из категории «предварительно» в категорию «обязательно» должен включать определенные стадии: корректировку, согласование и утверждение. Длительность всех стадий также расписывается в соответствующем регламенте по бюджетированию.
В результате в Компании бюджет будет не просто планом, а планом, реальным для исполнения. Невозможно добиться от руководителей (менеджеров) выполнения нереального бюджета.
4. Единство бюджетной системы
Единство нормативной базы, бюджетной документации, санкций и стимулов, методологии формирования и использования средств.
Все бюджетные формы (таблицы) должны быть одинаковыми, стандартными и основанными на единой методике для всех центров учета и на всех уровнях центров финансовой ответственности (ЦФО). В противном случае Финансовый директор управляющей Компании будет необоснованно и неэффективно тратить свое рабочее время на консолидацию данных, а не на планирование и анализ результатов.
Едиными должны быть и сроки представления бюджетов структурными подразделениями Компании.
5. Принцип детализации расходов
С целью экономии ресурсов и контроля за использованием средств все значительные расходы должны детализироваться.
Цель: лишить менеджеров возможности необоснованных затрат и/или незаконного присвоения средств Компании.
Целесообразно детализировать все расходы, доля которых превышает 1% в общей доле расходов.
Директивная часть бюджета должна быть более подробней индикативной и иметь максимально возможный уровень детализации.
Детализации может подвергаться и учетный период. Например, БДР можно детализировать по месяцам, а БДДС — по неделям или даже банковским дням, так как контроль за финансовыми потоками требует большей тщательности и оперативности.
6. Принцип «финансовой структуры»
Прежде чем внедрять бюджетирование, необходимо создать финансовую структуру конкретной Компании, принципы которой могут отличаться от организационной структуры этой Компании. В зависимости от категории центра учета необходимо разработать различные системы критериев для оценки эффективности деятельности этих структурных подразделений.
Финансовая структура Компании позволяет определить уровни сбора бюджетной информации и формирует график составления бюджетов для каждого центра учета.
7. Прозрачность информации
Для исключения возможности искажения информации и усиления контроля за исполнением бюджета, Финансовому директору, анализирующему данные итоговых бюджетных форм, необходим доступ к бюджетам каждого центра учета, а также к операционным бюджетам в рамках самих центров учета, вплоть до самого нижнего уровня. Кроме того, Финансовый директор должен располагать информацией о том, в какой стадии находится формирование бюджетов на всех нижестоящих уровнях. И если какое-то структурное подразделение Компании представило бюджет позже, чем нужно, Финансовый директор, ответственный анализ данных итоговых бюджетных форм, должен своевременно получить информацию о причинах, по которым это произошло. Поэтому необходим постоянный мониторинг процесса бюджетирования по всем уровням. В автоматизированных программах бюджетирования такой мониторинг осуществлять легко. Гораздо сложнее это сделать, если бюджеты формируются в обычных электронных таблицах.
8. Выделение центров финансовой ответственности (ЦФО)
ЦФО позволяют:
— определить кто и за что реально в Компании отвечает;
— получить возможность объективно и обоснованно оценить результаты финансово-хозяйственной деятельности;
— оперативно скоординировать действия структурных подразделений Компании;
— создать грамотную систему мотивации сотрудников для выполнения поставленных задач;
— концентрировать внимание руководителя структурного подразделения Компании на показателях работы вверенного ему ЦФО;
— повышать оперативность и обоснованность принятия Управленческих решений;
— высвобождать время собственников и руководителя Компании для выполнения стратегических задач Компании.
От составления бюджетов центрами финансовой ответственности напрямую зависит достоверность консолидированного (Главного/Генерального) бюджета Компании.
9. Принцип согласования целей: необходим для объективного, обоснованного и своевременного изменения показателей.
Целесообразно обсуждать предстоящие планы с менеджерами низшего и среднего звена, которые, как правило, не только лучше знакомы со сложившейся ситуацией и существующими проблемами своих подразделений, но и могут обеспечить реализуемость бюджетных величин.
10. Принцип постоянства целей: неизменность установленных базовых величин в течение планируемого периода создает условия для систематического получения прибыли Компанией.
11. Установление приоритета в отношении задачи координации бюджетирования позволяет использовать дефицитные ресурсы в наиболее выгодном направлении.
12. Соподчиненность
Каждое структурное подразделение Компании планирует и несет ответственность только за те производственно-экономические показатели, на которые оно влияет.
13. Принцип ответственности
Каждому структурному подразделению Компании передается ответственность за исполнение бюджета лишь в части тех величин, на которые оно может оказывать влияние. В соответствии с этим принципом в бюджеты отдельных ЦФО включаются лишь те показатели, величина которых зависит от деятельности работников конкретного структурного подразделения Компании. В результате, кроме ответственности за исполнение бюджета структурное подразделение Компании получает определенные полномочия вмешиваться в развитие ситуации с помощью корректирующих мероприятий.
14. Преемственность бюджетов разных уровней и производственно-экономических показателей, отражаемых в них: обеспечивает согласованность в развитии Компании, способствует разработке действенных Управленческих решений, и позволяет моделировать последствия их принятия.
15. Последовательность
Бюджет составляется в соответствии с учетной политикой Компании, применяемой последовательно от одного отчетного периода к другому.
Необходима для контроля всех изменений, наладке производства и увеличения прибыли.
16. Принцип гибкости: создание в бюджетах резервов, учитывающих возможное повышение расходов и снижение доходов Компании.
Необходим для:
— разделения влияние различных ЦФО на показатели анализируемого центра ответственности;
— выявления причин отклонений и принятия необходимых Управленческих решений.
17. Унификация всех бюджетных форм, бюджетных периодов и процедур составления для всех структурных подразделений и Компании в целом, независимо от специфики их финансово-хозяйственной деятельности.
Необходима для сквозной консолидации бюджетов структурных подразделений Компании.
18. Соответствие финансовому (бухгалтерскому) учету: составление бюджетных таблиц таким образом, чтобы прогнозные данные были идентичны сведениям, отражаемым в бухгалтерских проводках, что не только значительно облегчит процесс составления бюджета, но и позволит оперативно осуществлять анализ исполнения, не создавая при этом дополнительных информационных потоков.
19. Совместимость бюджетных документов с формами отчетности и основными бюджетными формами и формами государственной отчетности.
Необходима для оптимизации работы и снижения Предпринимательских рисков.
20. Стабильность и неизменность процедур бюджетирования и установленных целевых нормативовна протяжении всего бюджетного периода.
Необходимы для слаженности работы всех структурных подразделений Компании.
21. Учет доходов и расходов, поступлений и списаний денежных средств в сопоставимых по времени единицах учета.
Позволяет по истечении определённых периодов времени (год, полугодие, квартал, месяц) исчислить финансовые результаты Компании.
22. Принцип точности
Необходим для минимизации материальных и трудовых затрат Компании.
Бюджет Компании должен составляться с такой степенью точности, которая совместима с определенным уровнем неизвестности, в пределах которого приходится принимать Управленческие решения. Планы должны быть конкретизированы и детализированы до той степени, которую позволяют внешние и внутренние условия деятельности Компании.
23. Принцип оптимальности: составление бюджета на основе моделирования и выбора лучшего варианта из нескольких возможных альтернатив.
24. Принцип эффективности и экономности использования бюджетных средств
Принцип необходим для исполнения бюджета, руководствуясь правилами разумного расходования средств, стремясь минимизировать расходы Компании и получения наибольшего экономического эффекта.
25. Принцип нормирования.
Нормирование – это один из важнейших инструментов планирования и контроля доходов и расходов структурных единиц (бюджетных единиц) и ЦФО. Нормирование осуществляется исходя из целесообразности, обоснованности доходов и расходов и текущих финансовых возможностей Компании. Разработка, расчет, инициирование и пересмотр нормативов по вверенной статье осуществляется руководителями аналитического центра Компании (при наличии). Координация их работы и общая ответственность в рамках вверенных статей осуществляется руководителями ЦФО.
Без качественной системы нормирования невозможен обоснованный переход от плана к бюджету. Зачастую именно неразвитая система нормирования является причиной низкой результативности бюджетирования. В отсутствии актуальных норм приходится использовать менее точные и действенные методы планирования потребности и контроля потребления ресурсов.
26. Принцип системности: взаимосвязь элементов (ЦФО, бюджетов, планов, показателей), образующих определенную целостность, единство.
Помогает выявить и исправить неэффективные узлы взаимодействий.
27. Принцип сбалансированности: пропорциональный учет ресурсов и возможностей Компании.
Подразумевает равенство между суммой расходов и суммой доходов, включая дополнительное финансирование на покрытие дефицита бюджета, т. е. обязательным условием успешного функционирования финансово-хозяйственной деятельности является наличие финансовых ресурсов, при недостатке которых не все расходы могут быть оплачены, что может привести к нежелательным последствиям.
Необходим для качества и адекватности бюджетирования и уменьшения Предпринимательских рисков.
28. Ограничение разнообразия.
Фактором ограничения разнообразия выступают законы природы. Организационные мероприятия, выходящие за пределы действия естественных законов, требуют дополнительных затрат и чаще всего безрезультатны.
28. Установление границ доходов и расходов между уровнями бюджетной системы: закрепление видов доходов и обязанностей за соответствующими субъектами управления.
Является составной частью бюджета Компании и уменьшает Предпринимательские риски.
29. Самостоятельность и автономность бюджетов.
Этот принцип предполагает:
— предоставление органам управления права самостоятельно осуществлять бюджетный процесс;
— наличие собственных источников доходов у субъектов управления;
— предоставление органам управления права самостоятельно осуществлять расходование средств;
— недопустимость использования доходов, полученных дополнительно в ходе исполнения бюджета, сумм экономии и т. д.;
— недопустимость расходования средств других бюджетов для покрытия непредвиденных расходов бюджета.
30. Всестороннее отражение доходов и расходов бюджетов: все доходы и расходы необходимо учитывать в бюджете.
Необходимо для выявления направлений денежных потоков и видов издержек Компании.
31. Принцип бездефицитности бюджета: формирование бюджета таким образом, чтобы расходы Компании не превышали ее доходы.
Принцип необходим для «закладывания» в бюджет дополнительных источников финансирования.
32. Достоверность бюджета: реалистичный, наиболее точный подход к составлению бюджета, т.е. плановые данные, отраженные в бюджете, должны иметь наименьший процент отклонений от фактических показателей, быть максимально объективными и обоснованными.
Характеризует ответственность подхода и эффективность управленческого аппарата Компании.
